Uživatel: nepřihlášen | Přihlásit se | Zaregistrovat se

Proč Exchange4U

Spolehlivé a robustní řešení pronájmu e-mailových schránek na technologii MS Exchange Server s možností přístupu odkudkoliv a kdykoliv.

Přístup z iPhone

Plně podporujeme přístup z iPhone a mobilních zařízení!


Ochrana osobních údajů

Květen 25, 2018
 

Bezpečnost, dostupnost a kvalita našich služeb jsou pro nás prioritou. A proto i ochrana osobních údajů patří k našim jasným závazkům vůči zákazníkům i koncovým uživatelům.

Veřejné oznámení o ochraně osobních údajů, neboli zásady ochrany soukromí fyzických osob

Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). Cílem těchto Zásad je poskytnout všem základní informace ohledně zpracování osobních údajů, jejich ochraně a způsobech zpracování.

Slovník pojmů použitých v tomto veřejném oznámení o ochraně osobních údajů:

  • „osobní údaj“ – veškeré informace, které by vás mohly identifikovat nyní nebo kdykoliv v budoucnu;
  • „zpracování“ – jakákoliv operace prováděná s Vašimi osobními údaji, jako například shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;
  • „souhlas“ – jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů;
  • „správce“ - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;
  • „zpracovatel“ - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který pro nás zpracovává osobní údaje;
  • „příjemce“ - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli.

Tímto dokumentem bychom Vás rádi informovali, jak nakládáme s Vašimi osobními údaji a ujistili Vás, že Vaše osobní údaje jsou pro nás tím nejcennějším, co neustále chráníme. Naši zaměstnanci nakládají s Vašimi osobními údaji v souladu s platnou legislativou České republiky a Evropské unie. Naše systémy IT a procesy jsou pravidelně kontrolovány interními bezpečnostními procesy společnosti, abychom vždy pracovali s Vašimi osobními daty tím nejlepším a nejbezpečnějším způsobem. Uvědomujeme si, že Vaše osobní informace, které jste nám svěřili, abychom Vám mohli doručit naši službu, nejsou naším vlastnictvím, a proto si vážíme důvěry, kterou v nás vkládáte, při svěření Vašich osobních údajů. V případě, že bychom chtěli Vaše osobní údaje využít k jiným účelům, než jsou zde uvedeny, informujeme Vás řádným způsobem ještě před započetím takového zpracování. Bez vašeho vědomí, tak nikdy neučiníme, i když k tomu budeme mít adekvátní tzv. právní titul.

Kdo jsme a kdo se může dostat k vašim osobním informacím?

Rádi bychom byli dostatečně transparentní vůči Vám při zpracování vašich osobních údajů, a proto Vás budeme vždy informovat, kdo může k Vašim osobním informacím přistupovat, zpracovávat je a kontaktovat Vás za níže uvedenými účely. Správcem vašich osobních údajů je, pro Českou republiku, společnost KPCS CZ s.r.o., Kubánské náměstí 1391/11, Praha 10, 100 00. Nevyužíváme služeb zpracovatelů a všechny účely zpracování provádíme svépomocí nebo za pomoci externích partnerů, kteří s námi mají trvalý vztah. Tito partneři jsou smluvně zajištěni, a to včetně smlouvy o mlčenlivosti.

Vaše osobní údaje však ukládáme i u dalších společností (zpracovatelů). Naši zpracovatelé nám poskytují interní systémy a úložiště s maximální ochranou. Jedná se zejména o společnost Microsoft v celosvětovém zastoupení, přičemž Vaše data jsou umístěna výhradně v zemích Evropské unie.

Vaše osobní údaje nikdy proaktivně nepředáváme a nesdělujeme. Vaše osobní údaje u nás zůstávají v naprostém bezpečí. Pokud bychom potřebovali předat vaše osobní údaje jinému příjemci, budeme Vás o této skutečnosti informovat a nepředáme Vaše údaje bez Vašeho vědomí.

Co se stane, pokud nám své osobní údaje nesvěříte? Pokud by nastala taková situace, nebudeme s Vámi schopni uzavřít službu a/nebo Vám poskytovat naše služby z ní vyplývající.

Vaše osobní údaje jsou u nás v bezpečí, a proto Vás chceme informovat, jak je chráníme?

Osobní údaje, které nám svěříte, jsou u nás pod nepřetržitou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Disponujeme moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Velice nás to mrzí, ale nemůže Vám sdělit konkrétní technologie, které používáme pro zajištění bezpečí, a to právě proto, abychom mohli Vaše i naše data efektivně chránit.

Ačkoliv je pro nás zpracování Vašich osobních údajů vedlejší činností, rádi bychom Vás informovali o tom, že veškerá zpracování provádíme zákonným způsobem.

Abychom Vám mohli poskytnout naši službu musíme pracovat s Vašimi osobními údaji, a proto k většině zpracování, které provádíme, využíváme smluvních podmínek mezi Vámi a společností KPCS CZ s.r.o. a to i za předpokladu, že se jedná pouze o objednávku našich služeb, kterou jste provedli skrze internetové stránky http://www.exchange4U.cz .

Některé údaje však můžeme mít i nad rámec našich povinností a na ty od Vás vždy získáváme souhlas, který můžete udělit svobodně a neomezí Vás v čerpání námi nabízených služeb. Legislativa nám také ukládá jisté povinnosti, kterým musíme dostát, a proto o Vás zpracováváme i údaje, jaké nám zákony České republiky nařizují.

Pokud nebudete souhlasit se zpracováním, které provádíme nebo se na nás budete chtít obrátit s dotazem, můžete nás kdykoliv kontaktovat. Můžete se na nás s důvěrou obrátit a po prokázání své totožnosti Vám bude bezplatně umožněno provedení odvolání Vámi uděleného souhlasu nebo může uplatnit svá práva.

  • Právo na přístup - Poskytneme Vám informace o tom, co jsme s Vašimi osobními dělali po dobu jejich života v naší společnosti, včetně kopie Vámi zaslaných osobních údajů. Nemůžeme vám však předat všechny informace, a to zejména ty, které by narušily naše duševní vlastnictví nebo narušily soukromí jiných osob.
  • Právo být zapomenut - Provedeme vymazání nebo anonymizování vašich osobních údajů, které jste nám poskytli nebo jsme získali naší činností.
  • Právo na omezení zpracování Pokud vznesete námitku proti námi prováděnému zpracování, pak po dobu platnosti námitky omezíme námi prováděné zpracování. Obdobná situace nastavena, pokud se budete domnívat, že zpracováváme neaktuální údaje, pak omezíme zpracování až do doby, kdy budou tyto osobní údaje aktuální. Případně se tak může stát automaticky, pokud by se stalo nějaké ze zpracování protiprávním.
  • Právo podat námitku proti zpracování - Máte právo vznést námitku proti námi prováděnému zpracování v rámci přímému marketingu. Případně pokud se domníváte, že námi prováděné zpracování, které je prováděno na základě oprávněného zájmu, zasahuje příliš do Vašeho soukromí.
  • Právo nebýt předmětem automatického rozhodování včetně profilování Aktuálně neprovádíme žádné automatické rozhodování, včetně profilování a z tohoto důvodu vám uplatnění tohoto práva nemůžeme zajistit.
  • Právo na přenositelnost údajů - Rádi pro vás zajistíme kopii Vámi poskytnutých osobních údajů, a to ve strojově čitelném formátu, aby bylo možné zajistit jejich přenos k jiné společnosti. Nemůže vám však předat všechny informace, a to zejména ty, které by narušily naše duševní vlastnictví nebo narušily soukromí jiných osob.

K uplatnění svých práv se na nás můžete obrátit pomocí emailu support@exchange4u.cznebo na centrálním telefonním čísle +420 778 411 744 a to v pracovní dny v čase 9:00 – 17:00. Můžete nás také navštívit na výše uvedené adrese a rádi pro Vás vše vyřídíme na počkání přímo na pobočce společnosti. Rádi bychom Vás upozornili, že uplatnění vašich práv může být v některých situacích zpoplatněno, a to za předpokladu, že jsme usoudili, že již dané informace máte nebo bude počet Vašich požadavků neúměrně vysoký s ohledem na dobu, ve které žádáte o uplatnění svých práv.

Rádi bychom Vás informovali, k jakým účelům budeme zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud nám je svěříte.

Jelikož je naší hlavní činností poskytování hostingových služeb, pak budeme provádět zejména tyto činnosti, kterými se Vám snažíme doručit službu v maximální možné kvalitě. Jedná se zejména o tato zpracování, která provádíme:

  • Vytvoření Vašeho účtu v našich službách, který slouží i k následné administraci prostředí. Kdy Vám v rámci daného účelu poskytujeme služby hostovaných poštovních služeb, a to včetně zkušebního přístupu, kdy můžete využívat vlastní doménu, případně máte možnost v rámci služby provozovat vlastní poštovní server Exchange hostovaný u nás;
  • Vedení reklamací služby nebo k řízení změn na základě Vašich požadavků, kdy v rámci daného účelu provádíme řízení reklamací nebo změnových požadavků, které jste nám zadali;
  • Provedení zrušení poskytování služby na základě Vaší žádosti nebo při odstoupení od smlouvy, kdy v rámci tohoto účelu provádíme zrušení a zneplatnění služby, likvidaci poštovních schránek a nastavení, které Vám sloužilo pro přístup do poštovních služeb Exchange nebo k administraci služeb SharePoint;
  • Provedení fakturace za poskytované služby, kdy v rámci tohoto účelu provádíme fakturace za poskytované služby, případně fakturaci za požadavky, které vznikli z Vaší strany;
  • Zpracování pohledávek vzniklých provozem služby a to vždy, když nedojde k řádnému uhrazení faktury nebo souvisejících služeb. V rámci tohoto účelu provádíme zpracování osobních údajů za účelem odbavení a vyřízení této pohledávky.

Pokud nám poskytnete své osobní údaje, pak budeme zpracovávat jen ty, které opravdu potřebujeme a musíme zpracovávat.

S Vašimi osobními údaji nakládáme zodpovědně a uváženě s ohledem zejména na Vaše bezpečí. Abychom Vám mohli nabídnout ty nejlepší služby, pak o Vás musíme vést některé osobní údaje, a proto o Vás v našem systému evidujeme a máte možnost vždy upravit:

  • osobní identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, email, telefonní číslo, případně další kontaktní údaje, jež nám sdělíte
  • obrázky, které si do služby uložíte, jako profilové obrázky
  • Fakturační údaje, jako jsou adresa, IČO, DIČ

Ne všechny údaje nám však poskytujete přímo a mohou vznikat na naší straně při činnostech a zajištění zabezpečení serverů nebo návštěvou našich internetových stránek, a proto bychom Vám chtěli říci, jaké údaje to mohou být. Jedná se zejména o tyto:

  • IP adresy a cookies, získané návštěvou našich internetových stránek, které však používáme jen k zabezpečí našich systémů. Tyto informace nevyužíváme za účelem behaviorální reklamy nebo jiného profilování vaší osoby, či Vašeho chování
  • Logy v systémech, zejména logy s informací o přihlášení, případně informace, z jakého zařízení jste do služby přistupovali
  • Logy z poštovního serveru, kdy máme k dispozici informace o tom, komu jste kdy posílali e-mail prostřednictvím našich služeb. Zde máme jen hlavičky emailové komunikace, ve kterých lze dohledat údaje jako:
    • e-mail odesilatele
    • e-mail příjemce
    • země odkud byl e-mail odeslán
    • Identifikace programu, ze kterého byl email odeslán
    • Datum a čas odeslání zprávy
    • Předmět zprávy
    • IP adresa odesilatele

Pokud tyto informace získáme z jiného zdroje než přímo od Vás (což se nestává), potom Vás o této skutečnosti informujeme a Vy můžete uplatnit svá práva. Informaci Vám poskytneme nejpozději do jednoho měsíce od chvíle, kdy o Vás tyto informace získáme, ale vždy před zahájením vlastního zpracování. Rádi bychom Vás ujistili o skutečnosti, že žádné zpracování nebude započato, dokud o tom nebudete informováni.

Vaše osobní údaje u nás nejsou navždy. Jak dlouho budeme mít Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje nebudeme evidovat navždy, ale jen po nezbytně nutnou dobu, abychom Vám mohli nabízet naše služby a inovace těch stávajících. V souladu s principy naší hlavní podnikatelské činnosti budou Vaše osobní údaje v informačním systému uloženy na maximální dobu půl roku od ukončení smluvního vztahu mezi námi a Vámi. Za předpokladu, že nám zákon nařizuje evidovat o Vás informace delší dobu, budeme mít některé osobní údaje déle, ale v případě uplatnění vašich práv Vás o tom informujeme.

Pracujeme vždy s aktuálními informacemi?

Veškeré osobní údaje, které o Vás evidujeme, pravidelně aktualizujeme. Neprovádíme žádné zpracování neúplných nebo neaktuálních informací, jelikož víme, že Vaše osobní údaje se mohou v čase měnit, a proto Vás budeme pravidelně vyzývat k aktualizaci vašich osobních údajů, které jsou u nás uloženy. Budeme velice rádi, pokud nám pomůžete udržet naši databázi kontaktů aktuální, a proto velice oceníme, pokud vždy provedete změnu svých osobních údajů v administračním rozhraní našich služeb, kam můžete přistoupit prostřednictvím adresy:

Závěrečná ustanovení

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Vámi a KPCS CZ s.r.o. jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.

Znění Veřejného oznámení o ochraně osobních údajů můžeme a budeme pravidelně doplňovat. O každé takové změně Vás předem informujeme nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn zde na webových stránkách.

Toto Veřejné oznámení o ochraně osobních údajů nabývá účinnosti 25.5.2018 a bylo naposledy aktualizováno dne 20.5.2018.

Novinky

Květen 25, 2018

Ochrana osobních údajů

Bezpečnost, dostupnost a kvalita našich služeb jsou pro nás prioritou. A proto i ochrana osobních údajů patří k našim jasným závazkům vůči zákazníkům i koncovým uživatelům. čti dál


Leden 9, 2018

Reagujeme na bezpečnostní zranitelnosti procesorů

V prvních lednových dnech byly zveřejněny kritické zranitelnosti procesorů Intel, které jsou osazeny i v naší infrastruktuře. V současné době připravujeme nasazení potřebných aktualizací pro zajištění bezpečnosti námi poskytovaných služeb. čti dál


Další novinky


E4U OWA 2013